SASU : ne négligez pas le dépôt des comptes annuels… cela peut coûter très cher !

Le dépôt de vos comptes annuels est une obligation légale essentielle, et en tant que dirigeant de SASU, il est crucial de respecter les délais impartis pour éviter des sanctions. Maîtriser ce calendrier vous permet non seulement de vous éviter des ennuis – voire des amendes ! -, mais aussi de planifier votre gestion et vos éventuelles prises de décision (rémunération, dividendes).

Voici tout ce que vous devez savoir pour vous débarrasser de cette formalité :

Petit rappel préalable des sanctions en cas de retard ou d’absence de dépôt

Ce n’est pas de la blague ! Négliger le dépôt des comptes peut entraîner plusieurs conséquences fâcheuses pour vous-même et pour votre SASU :

Amende

Déjà, le non-respect de la formalité du dépôt des comptes annuels est sanctionné par une amende de 1.500 €, ou de 3.000 € en cas de récidive (article R.247-3 du Code de commerce).

Convocation au tribunal

En plus, et même en l’absence de toute demande émanant d’un tiers, le Président du Tribunal de commerce peut soupçonner des difficultés et convoquer le Président de la SASU (ce qui n’est pas agréable du tout) afin d’examiner la situation de sa société et, le cas échéant, prendre des mesures de redressement.

Astreinte financière

Il peut aussi rendre une ordonnance faisant injonction au Président de déposer les comptes, injonction qui peut le cas échéant être assortie d’une astreinte financière (recouvrée par le Trésor Public) si la situation n’est pas régularisée dans le mois qui suit sa notification.

Enquête

Ensuite, si son injonction n’est pas suivie d’effet, ce même magistrat peut obtenir communication, par les commissaires aux comptes, les salariés de la société, les administrations publiques (Urssaf, Centres des Impôts), la Banque de France, etc., de tous renseignements de nature à lui donner une exacte information sur la situation économique et financière de la société (art. L.611-2 du Code de commerce).

Préjudice commercial

Enfin, ne pas omettre également que le non-dépôt est public et peut impacter la confiance de vos partenaires commerciaux, banques ou potentiels investisseurs, qui n’auront pas accès à la santé financière de votre entreprise.

Cela fait quand même beaucoup d’ennuis pour une simple petite formalité négligée !

Voici le guide complet pour procéder au dépôt de vos comptes

Pour pouvoir déposer ses comptes, il faut d’abord les établir bien entendu. Dans les SAS, la loi ne fixe pas de délai strict pour cela. Mais en pratique, il est nécessaire de les finaliser dans les trois mois suivant la date de clôture de votre exercice pour respecter les étapes suivantes.

Rappel : la date de clôture de votre exercice figure quant à elle dans vos statuts.

Une fois les comptes établis, il faut les soumettre à l’approbation de l’associé unique

Celui-ci peut les approuver ou les rejeter mais, quelle que soit sa décision, il est impossible de déposer ses comptes tant qu’il ne s’est pas prononcé à ce sujet (et par écrit !).

En SASU, c’est l’associé unique qui doit approuver les comptes annuels, non le Président. Mais bien entendu, ceci n’empêche pas que si l’associé unique est aussi le Président, il peut approuver lui-même ses propres comptes.

Délai pour l’approbation : L’associé unique doit statuer sur les comptes (les approuver, les modifier ou les rejeter) dans les six mois suivant la date de clôture de l’exercice social.

Exemple : Si votre exercice social se clôture le 31 décembre, l’associé unique a jusqu’au 30 juin de l’année suivante pour prendre sa décision.

Cette décision doit être formalisée par écrit dans un procès-verbal, qui doit lui-même être archivé dans le registre des décisions de l’associé unique. Cette procédure doit être respectée même si l’associé unique est aussi le président de la société.

Bon à savoir : la procédure à suivre pour clôturer son exercice, établir le bilan et l’approuver est décrite dans le détail dans notre guide pratique : « Comment procéder à la clôture de l’exercice et à l’approbation de vos comptes annuels« . Ce guide complet est également inclus dans notre offre TOUT-EN-UN (disponible ICI).

Le dépôt des comptes : l’échéance finale

Une fois les comptes approuvés, vous devez les déposer auprès du Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend le siège social de votre SASU. Ceci peut se faire soit directement auprès du greffe, au guichet ou par courrier, soit en ligne via le « Guichet unique ».

Pour une SAS, le dépôt des comptes annuels doit être effectué au plus tard dans le mois qui suit leur approbation par les associés (ou dans les deux mois en cas de dépôt par internet).

Dans les SASU c’est la même chose. Il en résulte que, les comptes devant obligatoirement être approuvés par l’associé unique dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, le dépôt des comptes doit avoir lieu au plus tard le dernier jour du 7^e mois (ou du 8^e mois s’il est effectué par internet puisque, dans ce cas, un mois supplémentaire est accordé).

Que faut-il déposer ?

Doivent être déposés (en un seul exemplaire) :

Les comptes annuels,

Il s’agit du bilan, du compte de résultat et de l’annexe comptable. Toutefois, les micro-sociétés n’ont plus à déposer (ni même à établir) l’annexe comptable. Sont considérées comme des micro-sociétés (ou micro-entreprises) les sociétés dont deux des trois seuils suivants ne sont pas dépassés :

• Total du bilan : 450.000 € ;
• Chiffre d’affaires : 900.000 € ;
• Nombre moyen de salariés : 10.

Par ailleurs, les sociétés qui remplissent les critères pour être considérées comme des petites entreprises peuvent déposer des comptes annuels et une annexe comptable simplifiés.

Les comptes consolidés

Ceci ne concerne que les sociétés qui sont membres d’un groupe : celles-ci doivent en effet déposer les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe, les rapports des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés, éventuellement complétés de leurs observations sur les modifications apportées par l’assemblée ou l’associé unique aux comptes annuels qui leur ont été soumis ;

La proposition d’affectation du résultat

Il s’agit de la résolution d’affectation qui a été décidée par l’associé unique (distribution, mise en réserve, affectation au report à nouveau, etc.).

Remarque : lorsque l’associé unique n’est pas le Président et qu’il refuse d’approuver les comptes annuels qui lui ont été soumis par le Président, une copie de sa délibération de non-approbation doit être déposée dans le même délai.

Le cas échéant, la déclaration de confidentialité

Voir à cet égard le dernier paragraphe ci-dessous.

A noter qu’il est possible de ne déposer que des photocopies. Mais dans ce cas, celles-ci devront être revêtues de la mention manuscrite, écrites de la main du Président, « copies certifiées conformes à l’original ».

Par ailleurs, concernant le bilan et le compte de résultat, ceux-ci n’ont pas besoin d’être certifiés par un expert-comptable, mais ils doivent être dressés conformément aux prescriptions du Code de commerce. Les sociétés qui réalisent des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) peuvent à cet égard déposer des photocopies du bilan et du compte de résultat figurant dans leur déclaration annuelle de résultat.

Par contre, les sociétés qui réalisent des BNC (professions libérales ou assimilées) ne peuvent pas se contenter de déposer une copie de leur déclaration n° 2035. Le “bilan” figurant sur cette déclaration n’est pas établi conformément aux prescriptions du Code de commerce.

Enfin, pour ce qui concerne la décision d’affectation du résultat, il n’est pas obligatoire de déposer une copie intégrale du procès-verbal de l’assemblée. Un simple extrait de celui-ci, dans lequel sont reproduites la proposition et la décision d’affectation du résultat est suffisant.

L’Option de confidentialité pour les petites sociétés

La plupart des sociétés peuvent limiter la visibilité par les tiers de leurs comptes ainsi déposés, mais avec des modalités différentes selon qu’il s’agit de micro-entreprises, de petites entreprises ou de moyennes entreprises.

Micro-entreprises

Répondent à la définition des micro-entreprises les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants (art. D.123-200 du code de commerce) :

• 450.000 € de total de bilan ;
• 900.000 € de chiffre d’affaires net ;
• 10 salariés.

Ces sociétés ont la possibilité de s’opposer à ce que la totalité de leurs comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable) soient rendus publics.

Mais à cet effet, elles doivent joindre à leurs comptes annuels le document suivant :

• Modèle de déclaration de confidentialité pour une micro-entreprise

Petites entreprises

Répondent à la définition des petites entreprises les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants (art. D.123-200 du code de commerce) :

•  7,5 millions d’euros de total de bilan ;
• 15 millions d’euros de chiffre d’affaires net ;
• 50 salariés.

En outre, si la société est dotée d’un commissaire aux comptes, son rapport n’a pas lieu d’être joint aux comptes annuels.

Le formulaire à utiliser dans ce cas est le suivant :

• Modèle de déclaration de confidentialité pour une petite entreprise

Remarque : en plus des autorités judiciaires, des autorités administratives et de la Banque de France, certaines sociétés ont malgré tout accès à l’intégralité des comptes des micro-entreprises et des petites entreprises. Il s’agit notamment des banques, mais aussi de toutes les sociétés qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans les entreprises, ainsi que leurs partenaires professionnels tels que, notamment :

• les conseillers en investissements financiers ;
• les prestataires de service en recherche en investissement et d’analyse financière ;
• les agences de notation de crédit ;
• les agents liés à une prestataire de services d’investissement ;
• les conseillers en investissements participatifs ;
• les intermédiaires en financement participatif ;
• les sociétés spécialisées en information de solvabilité et de prévention de défaillance.

Moyennes entreprises

Répondent à la définition des moyennes entreprises les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants (art. D.123-200 du code de commerce) :

• 25 millions d’euros de total de bilan ;
• 50 millions d’euros de chiffre d’affaires net ;
• 250 salariés.

Depuis la loi Pacte de mai 2019, ces sociétés (à condition qu’elles n’appartiennent pas à un groupe) peuvent demander au greffe auprès duquel elles déposent leurs comptes annuels de ne rendre publique qu’une version simplifiée de leur bilan et de leur annexe comptable.

Mais à cet effet, elles doivent joindre au dépôt de leurs comptes cette « déclaration de publication simplifiée » :

• Modèle de déclaration de publication simplifiée pour une entreprise moyenne

Enfin, si la société est dotée d’un commissaire aux comptes, son rapport n’a pas lieu d’être joint aux comptes annuels. Cependant, si celui-ci a émis un avis sans réserve, un avis avec réserves, un avis défavorable, ceci doit être indiqué à l’appui des comptes simplifiés. Même chose si le commissaire s’est trouvé dans l’incapacité d’émettre un avis, ou si son rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a attiré spécialement l’attention sans pour autant émettre une réserve dans l’avis.

S’agissant des seuils ci-dessus, que ce soient ceux des micro, des petites ou des moyennes entreprises, le total du bilan est égal à la somme des montants nets des éléments d’actif.

Le montant net du chiffre d’affaires s’entend du montant HT des ventes de produits et services liés à l’activité courante, diminué des réductions sur ventes et des taxes assimilées à la TVA.

Quant au nombre moyen de salariés employés au cours de l’exercice, il est égal à la moyenne arithmétique des effectifs à la fin de chaque trimestre de l’année civile (ou de l’exercice comptable lorsque celui-ci ne coïncide pas avec l’année civile), liés à l’entreprise par un contrat de travail.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise dépasse ou cesse de dépasser deux de ces trois seuils, cette circonstance n’a d’incidence que si elle se produit pendant deux exercices consécutifs.

Sociétés expressément exclues de la confidentialité

Outre celles qui ne remplissent pas les conditions ci-dessus, sont également exclues de la confidentialité de leurs comptes ou de leur résultat les sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (même si, dans ce cas, elles remplissent les conditions ci-dessus).

Par ailleurs, sont également expressément exclus :

Les sociétés qui appartiennent à un groupe, au sens de l’article L. 233-16 du code de commerce. Pour l’application de cette cinquième exclusion, un groupe de sociétés est défini comme une entité économique formée de deux sociétés ou plus qui sont, soit des sociétés contrôlées par une même société, soit cette société contrôlante. A cet égard, une société est considérée comme en contrôlant une autre dès lors qu’elle a le pouvoir de nommer la majorité de ses dirigeants. Ce contrôle peut être exercé de façon directe : par exemple une société A contrôle une société B dès lors qu’elle est directement détentrice de la majorité des droits de vote de celle-ci. Mais il peut aussi être exercé de façon indirecte : par exemple, une société A est considérée comme contrôlant indirectement une société C dès lors qu’elle contrôle une société B qui contrôle elle-même directement la société C.

• Les établissements de crédit, les sociétés de financement, les établissements de paiement et les établissements de monnaie électronique ;
• Les entreprises d’assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et les mutuelles ;
• Les sociétés dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ;
• Les personnes et entités qui font appel à la générosité publique.