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Toute création de société entraîne un certain nombre de dépenses inévitables pour les futurs associés : honoraires de consultants, achats de fournitures, de matériels, frais d’annonces ou de publicité, frais d’immatriculation, etc. Ces dépenses pourront leur être remboursées par la société après la création, mais à condition de respecter la procédure requise à cet égard.
Comme toujours en effet, une société ne peut prendre à sa charge que les sommes qui ont été exposées dans son intérêt direct – ce qui est en principe le cas de tous les frais engendrés par sa création –, mais encore faut-il que ces frais soient appuyés de justificatifs, et surtout que la preuve soit faite qu’elle en est juridiquement redevable.
Les frais doivent être appuyés de justificatifs
Les justificatifs de dépenses, ce sont bien sûr les factures d’achats (ou les contrats : bail commercial, contrat de crédit-bail, etc.). Cela paraît évident une fois que l’on est aux affaires, mais ce n’est pas toujours le cas quand on en est encore qu’au stade des premières démarches. Pensez donc dans tous les cas à exiger de vos fournisseurs ces justificatifs.
En outre, encore faut-il apporter la preuve que ces achats ou ces actes ont bien été effectués pour le compte de la future société. A cet effet, il est préférable que, lorsqu’ils sont libellés à votre nom (ou à celui de tout autre associé), ce nom soit suivi de la mention : “agissant pour le compte de la société en formation “X”, prochainement domiciliée à …(adresse du futur siège social)…”.
La société doit être juridiquement redevable des frais exposés avant sa création
Une société juridiquement redevable de sommes qui ont été exposées dans son intérêt avant sa création, c’est une société dont les associés (ou l’associé unique) ont donné leur accord unanime pour que ces sommes soient reprises par elle.
A cet effet, le plus simple est de joindre en annexe aux statuts de la société, avant de les faire signer aux associés, un “état des actes accomplis pour le compte de la société avant la création”, avec tous les engagements et les dépenses qui en résultent.
ATTENTION : en vertu de l’article R.210-6 du Code de commerce et, par renvoi, de l’article R.225-14, cet état doit, à l’adresse prévue du siège social, être tenu à la disposition des futurs actionnaires (qui peuvent aussi en prendre copie), trois jours au moins avant la date de la signature des statuts.
Toutefois, dans le cas où cet état n’aurait pas été joint aux statuts, l’article L.210-6 du Code de commerce prévoit que la reprise des engagements souscrits pour le compte d’une société en formation peut également résulter, sauf clause contraire des statuts, d’une décision prise par la majorité des associés (ou par l’associé unique) après l’immatriculation. Cependant, cette décision devra dans ce cas être prise au cours d’une assemblée générale réunie à cet effet par le Président… ou, si les statuts le permettent, par “consentement unanime des associés exprimé dans un acte”.
Dès lors, la seule signature des statuts ou de cet acte par les associés vaudra reprise automatique par la société des dépenses et engagements antérieurs à son immatriculation. Les sommes déboursées seront alors portées au débit d’un compte de charges ou d’immobilisations, selon leur nature, et au crédit du compte courant de l’associé qui les avait supportées, lequel pourra à partir de ce moment se faire rembourser par la société.
ATTENTION : à défaut de respecter les procédures décrites ci-dessus, ou en cas de refus des associés de donner leur accord, les dépenses supportées avant la création de la société ne pourraient pas être reprises par celle-ci, et ne pourraient pas être remboursées aux fondateurs. En outre, ceci vaut non seulement pour les dépenses mais également pour tous les engagements pris par les fondateurs avant la création. Dans ce cas donc, ceux-ci resteraient indéfiniment et solidairement responsables, en lieu et place de leur société, des conséquences de ces engagements, tant juridiques que financières (Art. L.210-6 du Code de commerce).
