Facture SASU : une nouvelle mention obligatoire

Tant en vertu de la réglementation fiscale que de la réglementation économique, toute facture SASU doit comporter de nombreuses mentions obligatoires, sous peine d’amendes très importantes le plus souvent.

Et comme si cela ne suffisait pas encore, la loi vient d’en ajouter une nouvelle qui devra obligatoirement figurer sur de nombreuses factures à partir de ce 1^er juillet 2021.

Voici un point récapitulatif sur cette question :

Facture SASU : vos obligations

Toute SASU doit obligatoirement délivrer une facture pour les biens livrés ou les services rendus à un autre professionnel ou à une société (même si ceux-ci ne sont pas assujettis à la TVA).

Il en est de même pour tous les acomptes perçus au titre de ces opérations, y compris lorsque ces acomptes n’entraînent pas une exigibilité de la TVA.

Par ailleurs, une facture SASU doit être établie au minimum en deux exemplaires, l’original étant remis au client et le double conservé par l’émetteur pendant au moins 10 ans.

Une facture SASU peut être rédigée dans n’importe quelle langue mais, lorsqu’elle est rédigée dans une langue étrangère, le service des impôts peut, à des fins de contrôle, exiger une traduction en français.

De même, les montants y figurant peuvent être exprimés dans toute monnaie, pour autant que le montant de la taxe à payer ou à régulariser soit déterminé en euros.

Enfin, elle doit être délivrée dès la livraison ou la prise en charge des marchandises, ou, dès la fin de l’exécution de la prestation.

Nota : les entreprises qui effectuent des livraisons fréquentes sur de courtes périodes et pour de faibles montants sont autorisées à déroger à la règle de la facturation immédiate. Elles peuvent dans ce cas établir des factures récapitulatives regroupant plusieurs livraisons, mais à condition qu’un bon de livraison soit établi à chaque livraison, et que la facture récapitulative soit émise, au plus tard, à la fin du mois au cours duquel la livraison du bien est intervenue.

Par contre, les ventes réalisées au profit de particuliers ne sont généralement pas soumises à l’obligation de délivrance d’une facture, sauf si le client en fait la demande, ainsi que dans les cas suivants :

• s’il s’agit d’une vente à distance et que le lieu de livraison est réputé ne pas être situé en France ;
• s’il s’agit d’une vente aux enchères publiques ;
• ou lorsque la prestation fournie comporte l’exécution de travaux immobiliers.

Facture SASU : les mentions obligatoires imposées par le droit des sociétés

Une facture SASU constituant un document commercial au sens juridique du terme, elle doit comporter toutes les mentions obligatoires imposées par le droit des sociétés.

Ainsi, doivent figurer sur toute facture SASU les mentions suivantes :

• la dénomination de la société et l’adresse de son siège social ;
• la mention « Société par actions simplifiée » ou les initiales S.A.S. (même s’il s’agit d’une SASU) ;
• le montant de son capital ;
• le numéro SIREN de la société, suivi de la mention « RCS » et du nom de la ville au RCS de laquelle elle est immatriculée, ainsi que, le cas échéant, son numéro d’immatriculation au Répertoire des métiers.

Par ailleurs, en plus de ces mentions, s’ajoutent pour certaines formes de SAS/SASU les mentions obligatoires suivantes :

• SAS d’exercice libéral (ou SELAS) : la dénomination sociale de ces sociétés doit être immédiatement précédée ou suivie, soit de la mention « Société d’exercice libéral par actions simplifiée », soit des initiales « S.E.L.A.S. », et de l’énonciation de son capital social. Mais doit également être inséré entre ces deux mentions le nom de la profession exercée (Ex : « Société X, Selas d’Architectes au capital de X euros).
• SAS/SASU à capital variable : pour ce type de société, la mention “S.A.S.” doit être suivie des mots “à capital variable” (Art. L.231-2 Code de commerce.).
• SAS/SASU de location-gérance : la qualité de locataire-gérant doit être mentionnée sur les documents commerciaux ;
• Société en liquidation : à compter de la dissolution de la société, la mention « société en liquidation », ainsi que le nom du liquidateur, doivent figurer sur tous les actes et documents émanant de la société et destinés aux tiers.

Enfin, s’ajoutent le cas échéant à ces mentions celles qui sont exigées par le règlement de certaines professions (montant de la garantie financière souscrite par exemple, numéro de carte professionnelle, numéro d’agrément des autorités, etc.) ;

Facture SASU : les mentions obligatoires imposées par la réglementation fiscale

Au regard de la réglementation fiscale (article 242 nonies A de l’annexe II au CGI), les factures doivent obligatoirement être datées et numérotées.

Chaque entreprise est libre d’utiliser à cet égard son propre système, à condition que la numérotation soit effectuée chronologiquement (au fur et à mesure de l’émission des factures), qu’elle soit continue, et que le dispositif retenu garantisse que deux factures émises la même année ne risquent pas de porter le même numéro.

Nota : la numérotation peut aussi être établie par séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient. Par ailleurs, les factures émises à l’export et ne comportant pas de TVA peuvent faire l’objet d’une numérotation spécifique (DB-DGI 3 E-221-3).

Enfin, en plus de sa date et de son numéro, une facture SASU doit également indiquer :

• Le nom complet et l’adresse du client ;
• Le numéro individuel d’identification à la TVA du client et du fournisseur (s’il s’agit d’une livraison de biens effectuée sur le territoire d’un autre Etat membre de la Communauté européenne) ;
• Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, et son prix unitaire hors taxes. Celui-ci doit être déterminé hors rabais, remises ou ristournes consentis, mais ces derniers doivent faire l’objet d’une mention séparée (voir ci-après). Par ailleurs, ce prix doit inclure tous les impôts, droits, taxes et prélèvements autres que la TVA, notamment les taxes parafiscales, auxquels les produits concernés sont assujettis. Ces taxes sont donc elles-mêmes assujetties à la TVA (DGI 3 E-2221-18 et 3 B-111).
• Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération ;
• La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l’acompte, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu’elle est différente de la date d’émission de la facture.

Facture SASU avec TVA

Lorsque l’opération facturée est assujettie à la TVA, il est obligatoire de mentionner :

• le taux applicable individuellement à chaque bien ou service facturé ;
• le montant de la taxe à payer et, par taux d’imposition, le total hors taxe et la TVA correspondante mentionnés distinctement.

Facture SASU sans TVA

Le principe de base est que toute société commerciale et toute opération facturée par celle-ci doit être assujettie à la TVA.

En conséquence, si votre SASU ou l’opération facturée n’est pas assujettie à la TVA, c’est forcément en vertu d’une disposition particulière du code général des impôts et celle-ci doit être mentionnée sur votre facture.

A cet égard, voici les deux situations les plus souvent rencontrées :

SASU franchise TVA

Bien qu’elles soient exonérées de TVA sur leurs opérations, les SASU qui bénéficient de la franchise en base de TVA restent tenues de délivrer des factures ou des notes d’honoraires à leurs clients. Cependant, ces factures ou notes devront bien entendu être établies hors taxes, et elles devront obligatoirement être revêtues de la mention suivante :

 “TVA non applicable, art. 293 B du code Général des Impôts”.

Attention : l’indication de la TVA sur une facture établie par un assujetti bénéficiaire de la franchise en base rendrait celui-ci redevable de cette taxe du seul fait de sa facturation. Par contre, cette facturation n’ouvrirait pas droit à déduction chez son client (BOI 3 F-2-99, § 47).

SASU TVA autoliquidation

La TVA est une taxe qui est due par le consommateur final. Mais au lieu de la verser directement au Trésor public, celui-ci la verse à son fournisseur ou prestataire, lequel est chargé de la collecter et de la reverser ensuite à l’Etat.

Cependant, il existe certaines situations dans lesquelles c’est le client qui la verse directement à l’Etat. C’est ce que l’on appelle l’autoliquidation.

C’est notamment le cas pour les ventes intracommunautaires à des clients assujettis à la TVA dans leur pays, mais aussi pour les opérations de sous-traitance dans le secteur du BTP.

Dans ces situations donc, la facture doit être établie HT, mais à condition d’être revêtue de la mention obligatoire :

« Autoliquidation ».

Autres mentions particulières

• Lorsque l’acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l’assujetti, il faut ajouter la mention :  » Autofacturation «  ;
• Lorsque l’assujetti applique le régime particulier des agences de voyage, la mention  » Régime particulier-Agences de voyages «  ;
• Le cas échéant et selon l’opération considérée, la mention « Régime particulier-Biens d’occasion », « Régime particulier-Objets d’art » ou « Régime particulier-Objets de collection et d’antiquité » ;
• Pour les acquisitions intracommunautaires de moyens de transport neufs, les caractéristiques de ce moyen de transport ;
• Pour les ventes aux enchères publiques, le prix d’adjudication du bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de commission, d’emballage, de transport et d’assurance demandés par l’organisateur à l’acheteur du bien.

Sanctions

Attention : toute omission de l’une des mentions fiscales rappelées ci-dessus (ou le fait de ne pas délivrer de facture), peut entraîner l’application d’une amende fiscale égale à 50 % du montant de la transaction. Par ailleurs, toute inexactitude constatée sur les factures peut donner lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude. Toutefois, l’amende totale due au titre de chaque facture ne peut excéder le quart du montant de la TVA qui y est ou qui aurait dû y être mentionné (Art. 1 737 du CGI).

Facture SASU : mentions obligatoires imposées par le Code de commerce

En plus des mentions précédentes, le Code de commerce ajoute les suivantes :

• l’adresse de facturation, si celle-ci et différente de l’adresse de livraison ;
• le numéro du bon de commande lorsque celui-ci a été préalablement établi par l’acheteur.

En outre, il rend également obligatoires les mentions suivantes relatives aux réductions de prix, aux conditions d’escompte, à la date de règlement, au taux des pénalités de retard, et à l’indemnité forfaitaire de recouvrement :

Réductions de prix

Pour permettre aux contrôleurs de la DGCCRF de mieux appréhender le seuil de revente à perte, la loi prévoit que toute réduction de prix accordée soit mentionnée clairement et séparément sur la facture de vente (ceci afin d’éviter que cette réduction soit « dissimulée » sur un avoir séparé).

Néanmoins, ne doivent être mentionnées à cet égard que les seules réductions de prix acquises à la date de l’opération et directement liées à celle-ci. En d’autres termes, les ristournes dont le bénéfice n’est acquis au client qu’après réalisation de certaines conditions (quotas, seuil de chiffre d’affaires, etc.) n’ont pas lieu de figurer sur la facture tant que lesdites conditions ne sont pas remplies.

De même, le fait que ne doivent être mentionnées que les réductions qui sont directement liées à la vente ou à la prestation facturée, exclut les réductions qui relèvent de la coopération commerciale, lesquelles peuvent donc faire l’objet d’un avoir séparé (Cass. crim., 12-6-1997, n° 96-80.839).

Conditions d’escompte

Afin d’inciter à l’accélération des délais de paiement entre les entreprises, la loi prévoit également que les conditions d’escompte (c’est-à-dire la réduction qui pourrait éventuellement être accordée au client pour paiement anticipé) figurent obligatoirement au recto des factures, et ceci même si elles figurent déjà au verso, dans les conditions générales de vente par exemple.

Soulignons cependant que cette disposition n’oblige pas les entreprises à accorder un escompte à leurs clients. Mais dans ce cas, elles restent tenues de porter la mention « aucun escompte ne sera accordé pour paiement anticipé ».

Enfin, aucune mention n’a bien évidemment lieu d’être portée à cet égard lorsque la vente est réglée au comptant.

Date de règlement

Toute facture SASU doit obligatoirement mentionner la date calendaire, c’est-à-dire le jour, le mois et l’année, à laquelle le règlement doit intervenir.

A cet égard, il est rappelé que cette date n’est pas fixée librement :

• soit les parties ne conviennent d’aucun délai de règlement, auquel cas la facture doit être réglée, sous peine d’une amende de 15.000 € (ou 75.000 € pour une personne morale), au plus tard le trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée (Art. L.441-6 du Code de commerce) ;
• soit les parties conviennent d’un délai de règlement, auquel cas celui-ci ne peut dépasser 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (ou à compter de la date de réception des marchandises dans les départements et territoires d’outre-mer) (Art. L.441-6 du Code de commerce, modifié en dernier lieu par la loi n° 2008-776 du 4 août 2008).

Cependant, les factures payées au comptant n’ont pas lieu de mentionner cette date… étant précisé toutefois que sont seules considérées comme réglées au comptant, les factures qui sont réglées le jour même de la livraison.

Par ailleurs, ces dispositions ne s’appliquent pas aux livraisons de produits alimentaires périssables, de viandes congelées ou surgelées, ainsi qu’aux boissons alcooliques, lesquels font l’objet de délais particuliers fixés par l’article L. 443-1 du Code de commerce.

Enfin, pour le transport routier de marchandises, la location de véhicules avec ou sans conducteur, la commission de transport ainsi que les activités de transitaire, d’agent maritime et de fret aérien, de courtier de fret et de commissionnaire en douane, les délais de paiement convenus ne peuvent en aucun cas dépasser 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Pénalités de retard

Le Code de commerce (Art. L.441-6) prévoit également que toute facture SASU doit obligatoirement préciser les conditions d’application et le taux des pénalités de retard applicables en cas de dépassement du délai de paiement convenu. Ces pénalités sont exigibles, sans qu’un rappel soit nécessaire, à compter du jour suivant le délai de paiement fixé.

Et là encore le taux à mentionner n’est pas libre. Il doit au minimum être égal à trois fois le taux d’intérêt légal, lequel est fixé par décret pour chaque semestre, dans le courant des mois de janvier et juillet.

Ainsi, le taux des pénalités de retard mentionné sur les factures émises au cours du deuxième semestre 2021 ne peut être inférieur à 2,28 % (Arrêté du 16 juin 2021).

Attention : dans le cas où aucun taux ne serait mentionné sur la facture, les pénalités de retard devraient être calculées au taux “REFI” de la Banque Centrale Européenne, majoré de 10 points, soit au taux de 10 % actuellement.

Indemnité forfaitaire de recouvrement

En plus des pénalités de retard ci-dessus, le code de commerce exige également que soit mentionnée sur une facture SASU une pénalité forfaitaire due par le client pour tout paiement intervenu après la date d’échéance.

Cette pénalité, dont le montant est fixé à 40 € par la loi, est exigible sans qu’un rappel soit nécessaire et tout professionnel en situation de retard de paiement en est de plein droit débiteur à l’égard du créancier.

Facture SASU : une nouvelle mention obligatoire à partir du 1^er juillet 2021

Après le code des sociétés, le code des impôts, et le code de commerce, c’est cette fois-ci le code de la consommation qui vient ajouter une nouvelle mention obligatoire sur certaines factures.

Cette nouvelle mention a été créée par la loi relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire, promulguée en début d’année 2020. Elle doit obligatoirement figurer sur les factures se rapportant à des biens qui bénéficient de la garantie légale de conformité, à savoir les biens suivants (sauf lorsqu’ils sont vendus par internet ou par correspondance) :

• les appareils électroménagers ;
• les équipements informatiques ;
• les produits électroniques grand public ;
• les appareils de téléphonie ;
• les appareils photographiques ;
• les appareils, dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage ;
• les jeux et jouets, y compris les consoles de jeux vidéo ;
• les articles de sport ;
• les montres et produits d’horlogerie ;
• les articles d’éclairage et luminaires ;
• les lunettes de protection solaire ;
• les éléments d’ameublement.

Pour tous ces biens en effet, le client bénéficie d’office d’une garantie contre tous les éventuels défauts de conformité que présenterait le bien acheté, qu’il soit acquis neuf ou d’occasion, et elle s’applique jusqu’à 2 ans après l’achat.

Or, dès lors que cette garantie est applicable, le vendeur est tenu de la respecter et d’ajouter la mention suivante sur ses factures :

« Ce bien bénéficie auprès du vendeur d’une garantie légale de conformité d’une durée minimale de deux ans à compter de sa remise au consommateur ».

Cette obligation d’information entre en vigueur à compter du 1er juillet 2021.

Et attention : à défaut de la respecter, le vendeur est passible d’une amende administrative, qui peut être infligée par la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), et dont le montant peut aller jusqu’à 15.000 € pour une SAS ou une SASU.

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