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Les frais de repas SASU peuvent être pris en charge par la société, déduits du revenu imposable au titre des frais réels, ou payés avec des tickets restaurants : que faut-il choisir ?
Frais de repas SASU : les faire prendre en charge par sa société
D’une façon générale, une entreprise est libre de sa gestion et des dépenses qu’elle engage pour son fonctionnement. Mais d’un point de vue fiscal toutefois, ces dépenses ne sont déductibles que dans la mesure où elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation ou dans le cadre d’une gestion normale de l’entreprise.
Il résulte notamment de cette règle de base, qui est valable pour toutes les charges supportées par une SASU, que toutes les dépenses qui auraient bénéficié en fait à des dirigeants, à des membres de sa famille ou à certains membres du personnel, sans pouvoir être considérées comme la contrepartie de services rendus, ne sont pas déductibles.
Or, s’agissant des frais de repas pris sur le lieu d’exercice d’une activité professionnelle, il existe une règle fiscale spécifique et intangible :
La fraction de la dépense qui correspond aux frais que le bénéficiaire aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile constitue toujours une dépense d’ordre personnel. Cette règle s’applique pour tout le monde, que l’on soit président de SAS ou de SASU, simple salarié, ou même non salarié (artisan, commerçant, profession libérale, Gérant majoritaire de SARL ou d’EURL).
En conséquence, la part des frais de repas SASU correspondant au coût d’un repas pris au domicile, dès lors qu’elle constitue une dépense d’ordre personnel pour le Président, n’est pas déductible du résultat de sa société.
Pour l’année 2023, le fisc évalue forfaitairement cette part non déductible à 5,20 € TTC par repas.
Il en résulte que pour chaque repas du Président pris en charge par sa société, soit directement, soit sous la forme de remboursement de frais, une somme de 5,20 € TTC par repas doit être réintégrée à son résultat imposable.
En revanche, pour ce qui concerne ce que le fisc appelle les « frais supplémentaires de repas », c’est-à-dire la quote-part du coût du repas au-delà de 5,20 €, celle-ci est considérée comme une dépense professionnelle et elle est donc admise en déduction du résultat de la société dès lors que les trois conditions suivantes sont remplies :
- la distance entre les lieux où s’exerce l’activité et le domicile du Président, ou la nature même de l’activité exercée, font obstacle à ce que le repas soit pris à son domicile ;
- la société est en mesure de produire toutes pièces justificatives (factures) permettant d’attester de la nature et du montant des frais de repas. À défaut, aucune déduction, même forfaitaire, ne peut être pratiquée.
- le coût du repas n’est pas anormalement élevé, auquel cas la dépense présenterait un caractère exagéré (et non déductible par conséquent).
Cependant, cette déduction des frais supplémentaires n’est pas sans conséquence pour le Président.
En effet, les Présidents de SAS ou de SASU relèvent obligatoirement du régime fiscal des salariés et bénéficient donc à ce titre de l’abattement de 10 % pour frais professionnels sur leur revenu imposable.
Or, selon l’Administration fiscale, cet abattement couvre, notamment, les frais supplémentaires de repas, c’est-à-dire la part supérieure à 5,20 € par repas.
Il en résulte que si ces frais supplémentaires sont pris en charge par sa société, ils doivent être ajoutés au revenu imposable du Président (source : impots.gouv.fr).
Cependant, le Président peut aussi renoncer à cet abattement de 10 % et opter en lieu et place pour la déduction de ses frais réels.
Frais de repas SASU : les déduire de son revenu imposable
En lieu et place de l’abattement de 10 %, le Président d’une SAS ou d’une SASU peut, comme tous les contribuables qui relèvent du régime des salariés, opter pour la déduction de ses frais réels lors de l’établissement de sa déclaration de revenu.
Peuvent à ce titre être déduits, sous certaines conditions et dans certaines limites (voir ICI), les frais d’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles, les charges se rapportant aux locaux personnels utilisés pour les besoins de l’activité, mais aussi les frais supplémentaires de repas supportés par suite de l’impossibilité, que ce soit en raison des horaires de travail ou de l’éloignement, de rejoindre son domicile pour y prendre ses repas.
Dans ce cas, ces frais sont en principe déductibles pour leur montant réel et justifié, mais sous déduction là encore du coût moyen d’un repas pris au domicile, coût qui, pour 2023, est estimé forfaitairement à 5,20 € par repas.
Si par contre les justificatifs n’ont pas été conservés, ou s’ils ne sont pas probants, il ne peut être déduit que 5,20 € par repas.
Cependant attention : dès lors que l’on opte pour la déduction de ses frais réels, toutes les indemnités et remboursements de frais, même réels, que vous avez perçus de la part de votre société doivent être ajoutés à votre revenu imposable (y compris le cas échéant les indemnités kilométriques).
Frais de repas SASU : opter pour les tickets restaurants
Opter pour les tickets-restaurants, c’est aussi faire prendre en charge ses frais de repas par sa société, en partie tout au moins, mais en totale franchise d’impôt et de charges sociales cette fois-ci, et de façon beaucoup plus simple d’un point de vue comptable, fiscal et social.
Toutefois, un certain nombre de règles essentielles doivent tout de même être respectées, en particulier en ce qui concerne la valeur nominale de chaque titre, la quote-part prise en charge par votre société, la période d’utilisation des titres, et le nombre de titres reçus.
Limitation de la valeur des titres.
Les titres-restaurant sont des titres de paiement permettant d’acquitter en tout ou partie le prix d’un repas, de fruits et légumes ou de produits laitiers.
L’avantage est qu’une partie de leur coût peut être prise en charge et déduite de son résultat par votre société, sans que ceci constitue un avantage en nature en votre faveur.
Leur principe de fonctionnement est le suivant : votre société achète ces titres (voir adresses des fournisseurs ci-après) et vous les « refacture » à la moitié du prix auquel elle les a achetés (ou même à 40 % de leur valeur).
En d’autres termes, elle prend à sa charge 50 % ou 60 % du prix de votre repas.
Exemple : vous déjeunez pour 20 € et vous réglez avec 2 titres-restaurant de 10 € chacun. Ces titres ne vous ayant coûté que 5,00 € chacun (montant retenu sur votre salaire), vous économisez 10 € sur le coût de votre repas.
Toutefois, attention : la part du coût des titres prise en charge par votre société doit obligatoirement être comprise entre 50 % et 60 % de leur valeur nominale, et ne doit pas excéder un certain montant qui est revalorisé chaque année.
En 2023, ce montant est fixé à 6,50 € par titre. Il en résulte qu’au cours de cette même année 2023, la valeur nominale de chaque titre doit être comprise entre 10,83 € (si participation de 60 %) et 13,00 € (si participation de 50 %).
Dans le cas où ces dispositions ne seraient pas respectées, la fraction des titres indûment exonérée serait assujettie à cotisations. Toutefois, le redressement de cotisations sociales porterait sur la totalité de la contribution au financement du titre en cas de mauvaise foi ou d’agissements erronés répétés de l’employeur (Art. L.133-4-3 du Code de la Sécurité sociale – Loi n° 2008-766 du 4-8-2008).
Interdiction d’utilisation les dimanches et jours fériés
Les titres-restaurant ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf pour les personnes qui travaillent ces jours-là et à condition que, lorsque les titres sont émis sur support papier, cette possibilité d’utilisation les dimanches et jours fériés fasse l’objet d’une mention apparente sur les titres.
Limitation du nombre de titres
On ne peut recevoir des titres-restaurants que pour les seuls jours travaillés, et à raison d’un seul titre-restaurant par repas compris dans son horaire journalier. En d’autres termes, les titres émis pour le paiement de repas pris après la journée de travail, pendant les absences ou les congés sont exclus de l’exonération.
Montant maximum journalier
L’utilisation des titres-restaurant est limitée à un montant maximum de 25 € par jour.
Limitation de la durée d’utilisation
Les titres-restaurant ne peuvent être utilisés en paiement d’un repas à un restaurateur ou à un détaillant en fruits et légumes que pendant l’année civile dont ils font mention et durant une période de deux mois à compter du 1er janvier de l’année suivante.
Par ailleurs, aucun titre émis durant l’année en cours ne peut être utilisé par le salarié tant qu’il n’a pas utilisé tous les titres émis durant l’année civile écoulée.
Cependant, les titres non utilisés au cours de cette période peuvent être échangés gratuitement contre un nombre égal de titres valables pour la période suivante.
Où s’adresser ?
Le cas particulier des repas d’affaires
D’une façon générale, les frais de restaurant correspondant à des repas d’affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (congrès, séminaires par exemple) ont le caractère de dépenses professionnelles.
Ils peuvent donc être pris en charge intégralement par la société et leur déduction est admise dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’exploitation, qu’ils sont dûment justifiés par des factures, et qu’ils sont dans un rapport normal avec l’activité. A cet égard, ne pas oublier de mentionner en marge ou au dos de la facture, les noms et qualités des personnes invitées.
A noter par ailleurs que la TVA sur les dépenses de restaurant est déductible en totalité, sans qu’il soit tenu compte de la qualité du bénéficiaire, ni de l’appartenance ou non de celui-ci à l’entreprise. Toutefois, ceci n’est vrai que dans la mesure où les dépenses correspondantes sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise (ce qui exclut les repas personnels pris sur le lieu de travail ou à proximité).
Par ailleurs, cette taxe n’est déductible que dans la mesure où elle est ressortie sur une facture établie par le restaurateur. Toutefois, pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 €, il est admis que le nom et l’adresse du client n’y soient pas mentionnés par le restaurateur, mais par le client lui-même, dans un espace réservé à cet effet sur ladite facture.
Enfin, au regard de l’URSSAF, il convient de ne pas trop abuser des repas d’affaires. Jusqu’à 1 repas par semaine ou 5 repas par mois, ça va. Mais au-delà, l’URSSAF précise que ces repas peuvent être considérés comme un avantage en nature en faveur du Président ou des salariés qui y participent (à moins d’être en mesure de prouver leur réelle nécessité professionnelle).
