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Les frais de repas SASU peuvent être pris en charge par la société, déduits du revenu imposable au titre des frais réels, ou payés avec des tickets restaurants : que faut-il choisir ?
Frais de repas SASU : les faire prendre en charge par sa société
Lorsqu’on fait prendre en charge ses frais de repas par sa société, il faut distinguer selon que ces repas ont été pris lors d’un déplacement professionnel ou pas.
Repas pris lors d’un déplacement professionnel
Si le repas a été pris lors d’un déplacement professionnel, les frais correspondant peuvent être intégralement pris en charge par la société et sans que ceci constitue un avantage en nature pour le Président (BOI-RSA-BASE-20-20 du 01/06/2023, § 90).
Cependant, sur le plan social, lorsque le dirigeant est en déplacement professionnel, hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier, et lorsqu’il est empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail pour prendre ses repas, la part de ses repas qui excède une certaine limite est assujettie à cotisations sociales (article 3 de l’arrêté du 10 décembre 2002.
Cette limite est fixée à :
- 20,20 € par repas lorsque celui-ci est pris au restaurant ;
- ou à 9,90 € par repas s’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession obligent à prendre ce repas au restaurant
Selon le cas donc, la part du prix du repas excédant ces limites doit être portée sur le bulletin de paye afin d’être soumise à cotisations.
Repas pris hors déplacement
La prise en charge par la société de repas pris par le Président d’une SASU en dehors d’un déplacement professionnel (repas pris sur le lieu de travail ou à proximité), constitue un avantage en nature en sa faveur. Celui-ci doit donc figurer sur son bulletin de paye pour être soumis aux cotisations sociales salariales et patronales, ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.
Selon la règle générale, les avantages en nature consentis aux personnes qui ne sont pas liées à l’entreprise uniquement par un contrat de travail, telles que les Présidents de SASU, sont évalués pour leur montant réel.
Toutefois, depuis le 1er janvier 2020, l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture est applicable aux dirigeants de sociétés qui relèvent du régime des assimilés salariés, conformément à l’arrêté du 23 décembre 2019 modifiant l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale.
En conséquence, cet avantage en nature peut, dans le cas général, être évalué à 5,20 € par repas en 2023.
Toutefois, pour les dirigeants du secteur de l’hôtellerie-restauration(*), cet avantage en nature peut être évalué à :
- 4,10 € par repas depuis le 1er mai 2023 ;
- 4,01 € par repas du 1er janvier au 30 avril 2023.
(*) Il s’agit des dirigeants salariés ou assimilés salariés des entreprises qui sont comprises dans le champ d’application des conventions collectives suivantes :
- convention collective nationale des hôtels, cafés, restaurants ;
- convention collective nationale de restauration de collectivités ;
- convention collective nationale de la restauration rapide ;
- convention collective nationale des chaînes de cafétérias et assimilés ;
- convention collective nationale des casinos
Frais de repas SASU : les déduire de son revenu imposable
En lieu et place de l’abattement de 10 %, le Président d’une SAS ou d’une SASU peut, comme tous les contribuables qui relèvent du régime des salariés, opter pour la déduction de ses frais réels lors de l’établissement de sa déclaration de revenu.
Peuvent à ce titre être déduits, sous certaines conditions et dans certaines limites (voir ICI), les frais d’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles, les charges se rapportant aux locaux personnels utilisés pour les besoins de l’activité, mais aussi les frais supplémentaires de repas supportés par suite de l’impossibilité, que ce soit en raison des horaires de travail ou de l’éloignement, de rejoindre son domicile pour y prendre ses repas.
Dans ce cas, ces frais sont en principe déductibles pour leur montant réel et justifié, mais sous déduction là encore du coût moyen d’un repas pris au domicile, coût qui, pour 2023, est estimé forfaitairement à 5,20 € par repas.
Si par contre les justificatifs n’ont pas été conservés, ou s’ils ne sont pas probants, il ne peut être déduit que 5,20 € par repas.
Cependant attention : dès lors que l’on opte pour la déduction de ses frais réels, toutes les indemnités et remboursements de frais, même réels, que vous avez perçus de la part de votre société doivent être ajoutés à votre revenu imposable (y compris le cas échéant les indemnités kilométriques).
Frais de repas SASU : opter pour les tickets restaurants
Opter pour les tickets-restaurants, c’est aussi faire prendre en charge ses frais de repas par sa société, en partie tout au moins, mais en totale franchise d’impôt et de charges sociales cette fois-ci, et de façon beaucoup plus simple d’un point de vue comptable, fiscal et social.
Toutefois, un certain nombre de règles essentielles doivent tout de même être respectées, en particulier en ce qui concerne la valeur nominale de chaque titre, la quote-part prise en charge par votre société, la période d’utilisation des titres, et le nombre de titres reçus.
Limitation de la valeur des titres.
Les titres-restaurant sont des titres de paiement permettant d’acquitter en tout ou partie le prix d’un repas, de fruits et légumes ou de produits laitiers.
L’avantage est qu’une partie de leur coût peut être prise en charge et déduite de son résultat par votre société, sans que ceci constitue un avantage en nature en votre faveur.
Leur principe de fonctionnement est le suivant : votre société achète ces titres (voir adresses des fournisseurs ci-après) et vous les « refacture » à la moitié du prix auquel elle les a achetés (ou même à 40 % de leur valeur).
En d’autres termes, elle prend à sa charge 50 % ou 60 % du prix de votre repas.
Exemple : vous déjeunez pour 20 € et vous réglez avec 2 titres-restaurant de 10 € chacun. Ces titres ne vous ayant coûté que 5,00 € chacun (montant retenu sur votre salaire), vous économisez 10 € sur le coût de votre repas.
Toutefois, attention : la part du coût des titres prise en charge par votre société doit obligatoirement être comprise entre 50 % et 60 % de leur valeur nominale, et ne doit pas excéder un certain montant qui est revalorisé chaque année.
En 2023, ce montant est fixé à 6,50 € par titre. Il en résulte qu’au cours de cette même année 2023, la valeur nominale de chaque titre doit être comprise entre 10,83 € (si participation de 60 %) et 13,00 € (si participation de 50 %).
Dans le cas où ces dispositions ne seraient pas respectées, la fraction des titres indûment exonérée serait assujettie à cotisations. Toutefois, le redressement de cotisations sociales porterait sur la totalité de la contribution au financement du titre en cas de mauvaise foi ou d’agissements erronés répétés de l’employeur (Art. L.133-4-3 du Code de la Sécurité sociale – Loi n° 2008-766 du 4-8-2008).
Interdiction d’utilisation les dimanches et jours fériés
Les titres-restaurant ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf pour les personnes qui travaillent ces jours-là et à condition que, lorsque les titres sont émis sur support papier, cette possibilité d’utilisation les dimanches et jours fériés fasse l’objet d’une mention apparente sur les titres.
Limitation du nombre de titres
On ne peut recevoir des titres-restaurants que pour les seuls jours travaillés, et à raison d’un seul titre-restaurant par repas compris dans son horaire journalier. En d’autres termes, les titres émis pour le paiement de repas pris après la journée de travail, pendant les absences ou les congés sont exclus de l’exonération.
Montant maximum journalier
L’utilisation des titres-restaurant est limitée à un montant maximum de 25 € par jour.
Limitation de la durée d’utilisation
Les titres-restaurant ne peuvent être utilisés en paiement d’un repas à un restaurateur ou à un détaillant en fruits et légumes que pendant l’année civile dont ils font mention et durant une période de deux mois à compter du 1er janvier de l’année suivante.
Par ailleurs, aucun titre émis durant l’année en cours ne peut être utilisé par le salarié tant qu’il n’a pas utilisé tous les titres émis durant l’année civile écoulée.
Cependant, les titres non utilisés au cours de cette période peuvent être échangés gratuitement contre un nombre égal de titres valables pour la période suivante.
Où s’adresser ?
Le cas particulier des repas d’affaires
D’une façon générale, les frais de restaurant correspondant à des repas d’affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (congrès, séminaires par exemple) ont le caractère de dépenses professionnelles.
Ils peuvent donc être pris en charge intégralement par la société et leur déduction est admise dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’exploitation, qu’ils sont dûment justifiés par des factures, et qu’ils sont dans un rapport normal avec l’activité. A cet égard, ne pas oublier de mentionner en marge ou au dos de la facture, les noms et qualités des personnes invitées.
A noter par ailleurs que la TVA sur les dépenses de restaurant est déductible en totalité, sans qu’il soit tenu compte de la qualité du bénéficiaire, ni de l’appartenance ou non de celui-ci à l’entreprise. Toutefois, ceci n’est vrai que dans la mesure où les dépenses correspondantes sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise (ce qui exclut les repas personnels pris sur le lieu de travail ou à proximité).
Par ailleurs, cette taxe n’est déductible que dans la mesure où elle est ressortie sur une facture établie par le restaurateur. Toutefois, pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 €, il est admis que le nom et l’adresse du client n’y soient pas mentionnés par le restaurateur, mais par le client lui-même, dans un espace réservé à cet effet sur ladite facture.
Enfin, au regard de l’URSSAF, il convient de ne pas trop abuser des repas d’affaires. Jusqu’à 1 repas par semaine ou 5 repas par mois, ça va. Mais au-delà, l’URSSAF précise que ces repas peuvent être considérés comme un avantage en nature en faveur du Président ou des salariés qui y participent (à moins d’être en mesure de prouver leur réelle nécessité professionnelle).
