Sasu : les obligations comptables à respecter

La gestion comptable est une partie essentielle de la bonne gouvernance d’une SASU. Respecter les obligations comptables est non seulement une exigence légale, mais aussi une nécessité pour la survie de votre société. Voici quelles sont les principales obligations comptables pour une SASU.

Tenir une comptabilité

Tenir une comptabilité est bien sûr la première des obligations comptables d’une SASU, et ceci vaut quels que soient sa taille et son chiffre d’affaires, et qu’elle soit assujettie à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu.

Tant sur le plan du droit des sociétés que sur le plan fiscal. Le non-respect de cette obligation est très sévèrement réprimé :

• sur le plan fiscal cela peut entraîner une imposition d’office ;
• sur le plan juridique, en cas de dépôt de bilan, le Président aurait de forts risques d’être considéré comme entièrement responsable de la faillite de sa société et, conséquemment, de se voir personnellement condamné au paiement des dettes de celle-ci.

En outre, le code de commerce dispose qu’une comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour faire valoir ses droits dans un litige avec une autre entreprise, tandis que si elle a été irrégulièrement tenue, elle ne peut être invoquée par son auteur à son profit.

Mais qu’entend exactement par « tenir une comptabilité » ?

Les livres comptables à tenir

En simplifiant, tenir une comptabilité consiste à consigner (on dit « enregistrer ») au jour le jour et par ordre chronologique, sur une sorte de « livre de bord » appelé livre-journal, tous les évènements qui se produisent dans votre société et qui ont (ou qui auront ultérieurement) une incidence financière pour celle-ci.

Ce « livre-journal » constitue le premier registre comptable obligatoire.

Toutefois, par mesure de commodité, il peut lui-même être subdivisé, et c’est le plus souvent le cas, en plusieurs « journaux auxiliaires » qui, chacun, regroupe des opérations de même nature.

Par exemple :

• le journal des achats regroupe l’enregistrement de toutes les factures d’achats,
• le journal des ventes celui de toutes les factures de vente,
• le journal de banque regroupe tous les paiements et encaissements bancaires,
• le journal de caisse regroupe tous les paiements et encaissements en espèces,
• le journal des opérations diverses (ou OD) enregistre toutes les opérations qui ne sont ni des achats, ni des ventes, ni des paiements, ni des encaissements (par exemple, la paye des salariés, les déclarations de TVA, etc.).

Les écritures passées dans ces journaux auxiliaires sont ensuite centralisées au moins une fois par mois sur le livre-journal.

Le principe du débit-crédit

Le fisc exige que « les écritures soient passées selon le système dit « en partie double »« . Cela signifie que chaque écriture passée dans l’un des journaux ci-dessus doit également être inscrite en même temps dans au moins deux « comptes », l’un étant débité, l’autre crédité.

Ces comptes sont numérotés et répertoriés dans un document officiel que l’on appelle le « Plan comptable général ». Ainsi, quelle que soit l’entreprise, tous les comptes portent le même numéro (tout au moins les trois premiers chiffres).

Par exemple, dans toutes les entreprises (sauf cas particuliers) :

• le compte « achat de marchandises » porte le numéro 607,
• le compte « vente de marchandises » est le 707,
• le compte « fournisseurs » est le 401,
• le compte « clients » est le 411,
• le compte banque est le 512.

Enfin, au sein d’une même entreprise, l’ensemble de tous les comptes ainsi « mouvementés » constitue ce que les comptables appellent le « grand livre ».

Avec le livre-journal, ce grand-livre constitue le deuxième registre comptable obligatoire que doit posséder toute SAS ou SASU.

NB : bien entendu ces deux livres obligatoires peuvent être  tenus par informatique, comme nous le verrons plus loin.

Des simplifications pour les sociétés qui relèvent du régime du réel simplifié d’imposition

Si votre société relève du régime du « réel normal » d’imposition, vous ne bénéficiez d’aucun passe-droit, votre comptabilité doit être tenue selon les principes généraux rappelés au paragraphe précédent.

De plus, vous devez tenir une comptabilité dite « de créances et de dettes » (dite aussi d’engagement), c’est-à-dire que toutes les factures, que ce soit d’achat ou de vente, doivent être enregistrées dans la comptabilité à leur date de réception ou d’émission, même si elles ne sont pas encore payées.

En revanche, si votre société bénéficie du régime du « réel simplifié » d’imposition, votre comptabilité doit toujours être tenue selon les principes généraux rappelés ci-dessus, mais avec les deux simplifications suivantes :

– d’une part, il est possible (ce n’est pas obligatoire) de ne tenir qu’une simple comptabilité dite « de trésorerie », ce qui signifie que, contrairement à ce qui est exigé pour les sociétés qui ont opté pour le régime du réel normal, seuls les paiements et les encaissements peuvent être enregistrés en cours d’année. Ceci réduit considérablement le nombre d’écritures puisque, dans ce cas, les factures d’achat ou de vente n’ont pas besoin d’être enregistrées tant qu’elles ne sont pas payées ou encaissées. Mais attention, celles qui ne sont pas encore payées ou encaissées à la clôture de l’exercice doivent tout de même être enregistrées à cette date pour l’établissement du bilan (article L. 125-25 du code de commerce) ;

– d’autre part, les enregistrements de ces paiements et de ces encaissements peuvent être effectués en retenant pour date de l’opération celle qui figure sur les relevés de comptes bancaires de votre société (article R.123-203 du code de commerce). Ceci permet donc de tenir sa comptabilité directement à partir de ces relevés de compte, ce qui simplifie considérablement la tâche. D’autant plus que bon nombre de logiciels de comptabilité en vente dans le commerce (ou disponibles en ligne) récupèrent eux-mêmes les données des comptes bancaires et les injectent automatiquement dans la comptabilité.

Néanmoins attention, ces simplifications ne peuvent pas être utilisées, même si elles sont au réel simplifié, par les SASU qui sont contrôlées par une autre entreprise.

Les pièces comptables

Qu’il s’agisse d’une comptabilité de trésorerie ou d’engagement, chacun des événements enregistrés dans les journaux doit impérativement préciser l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie (dite aussi « pièce comptable »).

Toute écriture passée dans votre comptabilité doit être appuyée d’une pièce comptable. C’est là encore une importante obligation comptable à respecter.

Constituent ainsi les pièces comptables :

• les factures reçues de vos fournisseurs (y compris les notes d’essence, les billets de train ou d’avion, les notes de restaurant, etc.) ;
• les doubles des factures émises par votre société ;
• toutes les pièces de banque (relevés de compte, souches de chèques, bordereaux de remises, avis de virement, etc.) ;
• toutes les pièces de caisse (justifiant d’éventuelles dépenses ou recettes en espèces) ;
• ainsi que tous les documents qui se traduiront à plus ou moins long terme par une recette ou par une dépense pour votre société (ex : les doubles des déclarations de TVA, d’impôt ou de charges sociales, les rôles des impôts et autres avis d’imposition ou de dégrèvement, les doubles des bulletins de paye, etc.). 

Comme vous pouvez le constater, les pièces à conserver peuvent être très nombreuses et vous risquez de vous retrouver très vite débordé(e) par leur volume.

Votre premier souci, donc, doit être de veiller à mettre en place, dès la création de votre société, un système de collecte minutieuse de toutes vos pièces comptables. Il ne devra en manquer absolument aucune, c’est impératif. De plus, le code de commerce impose que ces pièces comptables soient conservées au moins pendant 10 ans, et bien sûr elles devront pouvoir être présentées en cas de contrôle fiscal, même plusieurs années plus tard.

La comptabilité informatisée

Lorsqu’elle est tenue par soi-même, en interne donc, la comptabilité d’une SASU peut tout à fait légalement être tenue manuellement, sur des registres papier, ou sur un tableur.

Néanmoins cela date d’un autre âge…

Quel logiciel choisir ?

Pour les débutants, on peut citer par exemple les logiciels de « Sage » ou d’EBP (pour ne citer que les deux plus connus et les plus utilisés).

Cela étant ne vous y trompez pas : le fait d’utiliser un logiciel ne vous exonère pas d’avoir à connaître et à respecter les principales règles comptables décrites ci-dessus, en particulier d’avoir à enregistrer les écritures dans le bon journal auxiliaire, et de débiter ou de créditer les bons comptes, etc.

Autrement dit, si vous ne possédez pas une formation comptable minimale, sachez que le meilleur des logiciels ne fera pas de vous un comptable et ne vous sera donc d’aucune utilité. Au contraire même, il risque de vous faire perdre beaucoup de temps pour rien et surtout d’entacher votre comptabilité de multiples erreurs qui pourraient nuire considérablement à votre société, notamment au regard de la TVA ou de l’impôt sur les sociétés.

Croyez-le, si vous n’avez aucune notion comptable, mieux vaut revenir à la solution de l’expert-comptable.

Faire sa comptabilité en ligne

Une comptabilité en ligne est également une comptabilité tenue à l’aide d’un logiciel comptable, mais avec cette différence que celui-ci n’est ni acheté, ni installé sur l’ordinateur de l’entreprise. Il est hébergé sur une plateforme en ligne, qui vous loue un accès.

Cette solution présente de nombreux avantages :

• L’utilisation du logiciel ne nécessite aucune installation préalable (hormis une connexion Internet bien entendu) ;
• Les mises à jour sont assurées directement par l’éditeur du logiciel ;
• Le logiciel peut être sollicité 24h sur 24, de partout dans le monde, et y compris à partir d’un smartphone ou d’une tablette ;
• Le recours à cette solution est généralement moins coûteux que l’achat d’un logiciel classique, certaines offres démarrant aux alentours de 15 € HT par mois.

Quelle plateforme choisir ?

Là encore, de nombreux éditeurs se partagent le marché des solutions de gestion comptable en ligne. On peut citer par exemple : Indy Comptabilité ou Macompta.fr, mais il en existe bien d’autres.

Les exigences du fisc en cas de comptabilité informatisée

Lorsqu’elle est tenue par informatique, que ce soit en interne, à l’aide d’un tableur ou d’un logiciel comptable, ou en ligne, les fichiers des écritures comptables (FEC) qui sont générés par la comptabilité doivent répondre à certaines normes techniques fixées par le fisc.

Néanmoins, rassurez-vous : tous les logiciels de comptabilité vendus dans le commerce, ainsi que ceux utilisables en ligne sur les plateformes énumérées ci-dessus, répondent normalement à ces normes.

Pour autant, cela n’empêche pas de s’en assurer car, si votre société fait l’objet d’un contrôle fiscal, la simple non-conformité des fichiers d’écritures comptables (FEC) aux normes imposées par l’Administration entraîne l’application d’une amende immédiate de 5.000 € par exercice contrôlé … et ceci même en l’absence de toute infraction comptable ou fiscale !

Cas particulier des logiciels ou systèmes de caisse

Attention : toute entreprise assujettie à la TVA qui réalise des opérations avec des clients non assujettis (particuliers) et qui enregistre les règlements de ces clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit être en mesure, en cas de contrôle des agents de l’Administration fiscale, de présenter un certificat de conformité de ce logiciel ou système. A défaut, elle s’expose à une amende de 7.500 € par logiciel ou système de caisse utilisé.

N’omettez donc pas de vérifier que le logiciel que vous utilisez a bien reçu ce certificat de conformité. Il peut vous être demandé à tout moment par un agent du fisc, lors d’un contrôle inopiné (c’est-à-dire même en dehors d’un contrôle fiscal).

L’expert-comptable et le commissaire aux comptes

Quelle que soit sa taille, et qu’elle soit assujettie à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu, il n’est nullement obligatoire, pour une SASU, de recourir aux services d’un expert-comptable.

Aucune loi ne l’impose.

Néanmoins, cela reste grandement conseillé si l’on ne dispose pas soi-même d’une formation comptable ou si l’on n’a pas les moyens d’embaucher un comptable salarié (sans compter que tenir soi-même la comptabilité de sa société est très chronophage et que, lorsqu’on dirige une société, le temps c’est de l’argent).

Il est vrai que bon nombre de nouvelles entreprises ne peuvent pas s’offrir les services de ces spécialistes. Néanmoins, même si cela peut sembler assez coûteux au départ, on s’aperçoit rapidement que la tranquillité d’esprit que l’intervention de ce professionnel procure, et les économies qu’elle permet de réaliser (tant par le gain de temps que par les erreurs et les soucis évités) en compensent amplement le coût.

Quel est le coût d’un expert-comptable ?

Les honoraires des experts-comptables ne sont pas réglementés. Ils sont fixés librement entre eux-mêmes et leurs clients.

Ils sont généralement fixés en fonction de l’importance de votre affaire, du régime d’imposition de votre société (réel simplifié ou réel normal), de la difficulté des cas à traiter et des frais exposés. Ils peuvent donc être très différents d’un expert à l’autre et d’une société à l’autre.

En outre, même à travail égal, le montant des honoraires peut varier en fonction de la notoriété de l’expert.

C’est ainsi que l’on peut se retrouver avec des tarifs allant de 60 € à 300 € HT par mois, voire plus selon le volume d’affaires et les prestations assurées.

Par contre, leur montant ou leur mode de calcul doit être fixé par écrit. Il doit figurer dans une « lettre de mission », laquelle définit la nature, l’étendue, les limites et les conditions générales de l’intervention de l’expert, et qui doit obligatoirement être remise au client dès le début de la relation.

A propos de ces prestations, si vous n’avez aucune connaissance en technique comptable, mieux vaut choisir un cabinet qui, au minimum, vous assurera les prestations suivantes :

• l’enregistrement des écritures ;
• l’établissement des déclarations de TVA ;
• les opérations de clôture des comptes ;
• l’établissement du bilan ;
• l’établissement de la déclaration annuelle de résultat.

Ces travaux sont en effet tous obligatoires chaque année, et ils ne peuvent pas être assumés par une personne qui n’a pas les connaissances requises en comptabilité.

Enfin, précisons que seuls les experts-comptables inscrits au tableau de l’ordre des experts-comptables sont autorisés à tenir les comptabilités des sociétés à titre indépendant (ainsi que les comptables salariés de leur cabinet bien sûr).

Le commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes (CAC) est chargé du contrôle comptable, financier et juridique d’une société, dont il est indépendant.

Il dispose d’un droit d’alerte s’il constate des irrégularités commises par les dirigeants dans la gestion de la société.

Dans une SASU, sa désignation peut être obligatoire ou facultative. Elle dépend du total du bilan, du chiffre d’affaires hors taxes, du nombre de salariés au cours de l’exercice, mais aussi des actionnaires de la société.

Ainsi, au sein d’une SASU, sa désignation n’est en principe obligatoire que si, au cours d’un exercice, deux des trois seuils suivants sont dépassés :

• 4 millions d’€ de total de bilan
• 8 millions d’€ de chiffre d’affaires HT
• 50 salariés

Dès lors, il est nommé pour 6 ans et il doit rester en fonction pendant toute la durée de son mandat, même si la société cesse de répondre aux conditions d’obligation de désignation d’un CAC peu de temps après sa nomination.

En revanche, la société n’est plus tenue de nommer un CAC dès lors qu’elle ne remplit plus ces conditions à la clôture des 2 exercices précédant l’expiration du mandat du commissaire aux comptes.

Cependant, même si les seuils ci-dessus ne sont pas franchis, la nomination d’un commissaire aux comptes peut être exigée par l’associé unique (cas notamment où celui-ci n’est pas le Président de la société et tient à s’assurer que celle-ci est correctement gérée).

Néanmoins, sachant que les honoraires annuels d’un commissaire aux comptes sont compris entre 3.000 et 10.000 € par an, cela se rencontre rarement dans les petites sociétés.