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Que peut-on déduire en SASU : les 5 conditions générales à respecter
D’une façon générale, le Président d’une SASU est libre de sa gestion et des dépenses qu’il engage pour son fonctionnement. Mais sur le plan fiscal, on ne peut déduire en SASU que les dépenses qui répondent aux 5 conditions suivantes :
- Elles sont exposées dans l’intérêt direct de l’exploitation ou se rattachent à sa gestion normale ;
- Elles correspondent à une charge effective et sont appuyées de justifications suffisantes (factures notamment) ;
- Elles sont comprises dans les charges de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées (en d’autres termes, une dépense qui concernait un exercice N mais qui n’est comptabilisée qu’au cours de l’exercice suivant, n’est pas déductible du résultat de cet exercice suivant).
- Elles se rapportent en totalité à l’exercice en cours (par exemple, un abonnement qui va du 1er juin d’une année N au 31 mai de l’année N+1, n’est déductible sur l’année N qu’à hauteur de 7/12 de son prix, tandis que les 5/12 restant ne sont déductibles que du résultat de l’exercice N+1).
- Elles ne sont pas expressément exclues du droit à déduction (voir ci-après).
SASU : ce que l’on ne peut pas déduire
Dès lors qu’elles respectent les 4 premières conditions ci-dessus, toutes les charges sont déductibles.
L’étendue et la diversité des charges que l’on peut déduire en SASU est donc très large et varie d’une société à l’autre.
Aussi, plutôt que de tenter d’énumérer ce que l’on peut déduire en SASU, vaut-il mieux se souvenir de ce que l’on ne peut pas déduire, à savoir :
Toutes les dépenses qui auraient en fait bénéficié personnellement à un dirigeant ou à un associé de la société, ou à son conjoint ou à tout autre membre de sa famille, ou encore à des membres du personnel, dès lors que ces dépenses ne peuvent pas être considérées comme la contrepartie de services rendus.
Ne peuvent ainsi être déduits, par exemple :
- le loyer de l’habitation personnelle du dirigeant (sauf si la société est domiciliée chez lui – voir les charges mixtes ci-dessous),
- des frais de voyages d’agrément exposés par un dirigeant ou un associé ;
- les rémunérations fictives (rémunérations versées à une personne qui, en réalité, ne travaille pas dans la société) ;
- la part de la rémunération du Président qui serait considérée comme trop élevée par le fisc, compte tenu des services rendus par lui et des résultats de sa société (voir à cet égard : Rémunération Président SASU : les 10 choses essentielles à savoir) ;
- les dividendes versés aux actionnaires (dès lors qu’ils rémunèrent le capital investi, non un service rendu).
Toutes les dépenses afférentes à des biens meubles ou immeubles non affectés à l’exploitation ;
Ainsi, il n’est pas possible de déduire le salaire de la femme de ménage du dirigeant par exemple, dès lors que son logement n’est pas affecté à l’exploitation, ou encore des frais de réparation d’une voiture qui n’appartient pas à la société.
Les libéralités ou dépenses d’agrément dont le rapport avec l’objet de l’entreprise ne serait pas établi.
Par exemple des cadeaux offerts à des personnes extérieures sans que l’on soit en mesure de prouver que ces cadeaux sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise.
Les dépenses qui ont pour effet d’augmenter l’actif de l’entreprise
C’est ce que l’on appelle les immobilisations. Il s’agit de biens qui sont destinés à servir de façon durable à l’entreprise, comme par exemple son mobilier, son matériel informatique, l‘outillage, les véhicules de toutes sortes (y compris une trottinette ou un vélo), une licence de marque, etc.
Tous ces biens ne peuvent en effet que faire l’objet d’un amortissement échelonné sur leur durée d’utilisation.
Toutefois, certains biens de faible valeur peuvent être admis en charges au titre de l’exercice d’acquisition dès lors que leur utilisation ne constitue pas pour l’entreprise l’objet même de son activité. Il en est ainsi du petit outillage à main, tels que marteaux, pinces, etc., ainsi que, à condition que leur valeur unitaire hors taxes n’excède pas 500 € :
- les matériels et outillages ;
- les extincteurs ;
- les menus équipements de bureau (tels que corbeilles à papier, agrafeuses, pèse-lettres, etc.) et les dépenses d’acquisition de meubles « meublants » de bureau et de mobilier de magasins commerciaux, dont les achats au cours d’un même exercice sont limités, pour un bien déterminé, à un petit nombre d’unités ;
- les logiciels.
Par ailleurs, on ne peut non plus déduire en SASU :
La part des loyers d’une voiture de tourisme prise en LLD ou en crédit-bail, qui correspond à la part non déductible de l’amortissement déduit par le loueur au titre de ce véhicule.
Cette part non déductible figure obligatoirement dans le contrat de location ou de crédit-bail.
Les dépenses dites « somptuaires », telles que :
- les dépenses de toute nature résultant de l’achat, de la location ou de toute autre opération faite en vue d’obtenir la disposition de yachts ou de bateaux de plaisance à voile ou à moteur ainsi que de leur entretien ;
- les dépenses et charges de toute nature ayant trait à l’exercice de la chasse ainsi qu’à l’exercice non professionnel de la pêche ;
- les charges à l’exception de celles ayant un caractère social (propriété affectée à une colonie de vacances par exemple), résultant de l’achat, de la location ou de toute autre opération faite en vue d’obtenir la disposition de résidences de plaisance ou d’agrément ainsi que de l’entretien de ces résidences.
Enfin, ne sont toujours pas déductibles :
Toutes les amendes ou pénalités
Notamment les amendes pour infractions au code de la route, mais aussi les pénalités reçues du fisc ou de l’URSSAF, ou encore les amendes personnelles pour non dépôt des comptes de la société, par exemple.
L’impôt sur les sociétés ;
La taxe sur les voitures de sociétés (TVS) payée par une SASU à l’IS
En revanche la TVS payée par une SASU à l’IR est déductible.
Les frais de repas des dirigeants d’une SASU à l’IS lorsque ces repas sont pris sur le lieu de travail ou à proximité
En effet, seuls les frais de repas pris lors de déplacements professionnels sont déductibles, et encore… à condition d’être en mesure de prouver que l’on était trop éloigné de son domicile pour pouvoir y retourner prendre son repas.
Cas particulier des charges mixtes
Lorsque les dépenses couvrent à la fois des charges d’exploitation et des frais personnels du dirigeant ou de l’associé unique, seule la fraction de ces dépenses directement motivée par les nécessités de l’exploitation peut donner lieu à déduction au titre de charges de l’entreprise.
Ainsi en est-il, par exemple, des rémunérations versées au personnel domestique du dirigeant lorsque ce personnel est également affecté partiellement à l’entretien des locaux professionnels. La partie de ces rémunérations à retenir pour la détermination du résultat fiscal de l’entreprise doit être évaluée en tenant compte de l’importance réelle des services rendus à l’exploitation.
De même, lorsque des frais de voyage ont à la fois un caractère professionnel et personnel, il appartient au Président de faire une ventilation entre les dépenses ayant effectivement pour objet exclusif le fonctionnement de l’entreprise et celles faites dans son intérêt personnel, les premières seules pouvant être admises en déduction.
Enfin, lorsque le domicile personnel du Président sert d’adresse ou de siège à la SASU, les charges exposées pour l’utilisation de ce domicile à titre professionnel sont déductibles, à l’exclusion de celles exposées pour son utilisation en tant que local d’habitation.
Et lorsque des charges sont engagées à la fois dans l’intérêt de l’exploitation et dans l’intérêt de l’habitant (le loyer par exemple, ou les charges de copropriété, l’assurance habitation), l’Administration fiscale précise que les entreprises doivent « procéder à une juste répartition entre les dépenses professionnelles déductibles et les dépenses personnelles non déductibles » (Instruction 4 C-5-09, § 11, BOI n° 48 du 24 avril 2009).
Attention : les frais occasionnés par l’achat du logement, notamment les intérêts d’emprunt, ne sont pas déductibles, même partiellement, et les propriétaires ne peuvent pas déduire un loyer fictif correspondant à celui qui aurait dû être acquitté par la société dans le cadre d’un bail.
Ce que l’on peut déduire en SASU : les frais professionnels du Président
Frais de carburant, frais kilométriques, péages d’autoroutes, billets de train ou d’avion, notes de restaurants ou d’hôtels, etc., tous ces frais sont déductibles dès lors qu’ils sont exposés à l’occasion de déplacements effectués dans l’intérêt de la société.
Cependant, dès lors que ces frais sont exposés par le dirigeant, ils sont très surveillés par le fisc et soumis à des conditions de déduction très strictes et qu’il vaut mieux respecter.
Ne manquez pas de vous reporter à ce sujet à notre guide pratique ci-dessous spécialement consacré aux conditions particulières de déduction de ces frais.
